บริหารโครงการให้อยู่หมัด Microsoft Project 2016

ผู้เขียน: กฤษณะ ภักดีพงษ์
ธีรกฤษณ์ วิจิตลิมาภรณ์
ISBN: 978-616-7897-42-4
จำนวนหน้า: 320 หน้า
ขนาด: 16.5 x 19 x 1.65 ซม.
รูปแบบหนังสือ: พิมพ์ 4 สี

ราคาปก: 269 บาท
ราคาสั่งซื้อ: 240 บาท
ส่งหน้านี้ให้เพื่อน  


จัดการได้หมดตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ว่าโครงการเล็กหรือใหญ่ ครอบคลุมวิธีจัดสรรทรัพยากรไม่ให้ขาดแคลน, ป้องกัน+แก้ปัญหาโครงการล่าช้า, ติดตามและประเมินผล, ออกรายงาน และใช้ข้อมูลร่วมกับโปรแกรมอื่น ครอบคลุมเนื้อหาที่ควรรู้และเข้าใจง่ายแม้ไม่มีพื้นฐานมาก่อน อาทิ...

  • รู้จักเครื่องมือและส่วนประกอบต่างๆ ใน MS-Project
  • วางแผนเพื่อจัดการโครงการอย่างเป็นระบบ
  • สร้างความสัมพันธ์และกำหนดเงื่อนไขให้เหมาะสม
  • จัดสรรทรัพยากรให้ลงตัวไม่ขาดแคลน
  • หลีกเลี่ยงและป้องกันความเสี่ยงไม่ให้โครงการเสร็จล่าช้า
  • ติดตามความคืบหน้าและควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายไม่ให้บานปลาย
  • ออกรายงานและนำข้อมูลไปใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

หนังสือเล่มนี้เหมาะกับใครบ้าง

  • ผู้ที่สนใจการบริหารจัดการโครงการทั้งขนาดเล็ก, กลาง และขนาดใหญ่
  • ผู้ประกอบธุรกิจ, ผู้รับเหมา, ผู้จัดการโครงการ และผู้ที่สนใจทั่วไปที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ
  • นักศึกษาที่ต้องการฝึกทักษะการใช้งานโปรแกรม MS-Project

ควรรู้อะไรมาบ้างก่อนอ่านหนังสือเล่มนี้

  • การใช้งานระบบ Windows อย่างน้อยก็ขั้นพื้นฐาน
  • การใช้โปรแกรม MS-Office อย่างน้อยก็ขั้นพื้นฐาน
  • ภาษาอังกฤษระดับพื้นฐานทั่วไป

ต้องมีอะไรบ้างเพื่อทำตามตัวอย่างในหนังสือ

  • เครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมระบบ Windows 7 ขึ้นไป
  • โปรแกรม MS-Project 2016
  • โปรแกรม MS-Office เช่น MS-Excel, MS-PowerPoint เป็นต้น


บทที่ 1 แนวคิดการบริหารโครงการ

การจะสร้างโครงการใดๆ ขึ้นมา ไม่ว่าจะขนาดใหญ่หรือเล็กแล้วดำเนินการจนจบนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะต้องมีความรู้ในการบริหารงานส่วนต่างๆ เช่น การวางแผนงาน, การติดตาม หรือการควบคุมค่าใช้จ่ายต่างๆ ซึ่งมีรายละเอียดปลีกย่อยมากน้อยไม่เท่ากัน แต่ก่อนจะถึงจุดนั้น ต้องมีความรู้พื้นฐานในการบริหารโครงการเสียก่อน

  • เรื่องควรรู้ของการทำโครงการ
  • แนวคิดการเกิดโครงการ
  • องค์ประกอบของโครงการ
  • การบริหารและจัดการโครงการ
  • คุณสมบัติของโครงการที่ดี
  • ประโยชน์ของการจัดทำโครงการ
  • วงจรชีวิตของโครงการ (Project Life Cycle)
  • ข้อแนะนำในการจัดทำโครงการ

บทที่ 2 รู้จักโปรแกรม Microsoft Project

ในบทนี้จะแนะนำส่วนประกอบต่างๆ รวมถึงความสามารถใหม่ๆ ของ Microsoft Project 2016 เพื่อจะได้รู้จักรายละเอียดและหน้าที่ของเครื่องมือที่มีให้ใช้งาน ก่อนจะนำโปรแกรมไปสร้างและบริหารจัดการโครงการต่อไป

  • แนะนำโปรแกรม Microsoft Project 2016
    • เวอร์ชันของโปรแกรม Microsoft Project 2016
    • ความต้องการของระบบ
  • คุณสมบัติใหม่ใน MS-Project 2016
  • ส่วนประกอบของ MS-Project
  • ชุดเมนูคำสั่งที่จำเป็นใน MS-Project
    • แท็บเมนู File
    • แท็บเมนู Task
    • แท็บเมนู Resource
    • แท็บเมนู Report
    • แท็บเมนู Project
    • แท็บเมนู View
    • แท็บเมนู Format
    • วิธีซ่อนแถบริบบอน (Ribbon)
  • ชุดเครื่องมือลัด Quick Access Toolbar
    • เพิ่มและลบปุ่มเครื่องมือบน Quick Access Toolbar
    • ย้ายตำแหน่ง Quick Access Toolbar

บทที่ 3 เริ่มต้นสร้างโครงการ

เริ่มต้นการใช้เครื่องมือต่างๆ ใน MS-Project สำหรับสร้างโครงการ เช่น เปิดโครงการ, สร้างไฟล์โครงการใหม่, เปลี่ยนมุมมองของงาน, ตั้งค่าในโปรแกรมให้เหมาะสม รวมถึงการบันทึกไฟล์แบบต่างๆ และเก็บไฟล์โครงการบนวันไดรฟ์ (OneDrive) เพื่อแชร์หรือทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

  • การเปิดโครงการ
    • การกำหนดโครงการ
    • วางแผนการดำเนินการ
  • สร้างโครงการใหม่
    • สร้างโครงการใหม่ (Blank Project)
    • สร้างโครงการใหม่ด้วยแม่แบบออนไลน์ (Online Templates)
    • ค้นหาแม่แบบออนไลน์
    • ตัวอย่างแม่แบบออนไลน์
  • ปรับตั้งค่าเครื่องมือในโครงการ
  • บันทึกไฟล์โครงการ
  • ปรับเปลี่ยนมุมมองในการนำเสนอโครงการ
    • มุมมอง Calendar
    • มุมมอง Gantt Chart
  • ปรับแต่งลักษณะการนำเสนอโครงการ
    • ติดตั้งเครื่องมือ Gantt Chart Wizard
    • ปรับแต่งลักษณะ Gantt Chart ด้วย Gantt Chart Wizard
    • ปรับเปลี่ยนรูปแบบของแกนเวลา
  • ปรับแต่งหน้าต่าง Timeline
    • ซ่อน/แสดงหน้าต่าง Timeline
    • จัดการ Timeline แบบอื่นๆ
  • จัดการไฟล์โครงการบนบริการ OneDrive
    • ล็อกอินเข้าใช้งาน Project ด้วย Microsoft Account
    • บันทึกไฟล์โครงการบน OneDrive

บทที่ 4 การจัดการโครงการขั้นพื้นฐาน

หลังจากที่ปรับตั้งค่าไฟล์โครงการเรียบร้อยแล้ว ในบทนี้จะเป็นการลงมือสร้างโครงการและจัดการกับไฟล์โครงการในลักษณะต่างๆ ทั้งการสร้างปฏิทินขององค์กร, การนำปฏิทินไปใช้กับโครงการอื่น และการสร้างโครงการแบบกำหนดวันเริ่มต้นหรือวันสิ้นสุด เป็นต้น

  • เปิดไฟล์โครงการขึ้นมาทำงาน
  • สร้างปฏิทินสำหรับโครงการ
  • กำหนดตารางการทำงาน
  • กำหนดวันหยุดพิเศษ
  • กำหนดเงื่อนไขวันทำงาน (กรณีพิเศษ)
  • สร้างโครงการแบบกำหนดวันเริ่มต้น
  • กำหนดโหมด Manual Scheduled และ Auto Scheduled
  • กำหนดหน่วยเวลา
  • กำหนดจุดแสดงความคืบหน้า (Milestone)
    • สร้าง Milestone
    • สร้าง Milestone ที่มีค่ามากกว่าศูนย์
  • เลื่อนงาน
  • เขียนโน้ตงาน
  • คัดลอกข้อมูล
  • ย้ายงาน
  • แทรกงานใหม่
  • ลบงาน
  • ยกเลิกงานชั่วคราว
  • เพิ่มคอลัมน์ใน Task Sheet

บทที่ 5 จัดการงานหลักและงานย่อยให้ลงตัว

หลังจากสร้างโครงการเสร็จแล้ว มาเริ่มลงรายละเอียดโดยการกำหนดงานที่ต้องทำเป็นประจำเพื่อให้โครงการสำเร็จ ตลอดจนแบ่งงานหลักและงานย่อยออกจากกันให้เห็นภาพรวมของโครงการ นอกจากนี้ต้องมองภาพรวมงานทั้งหมด อีกทั้งกำหนดเลขรายการให้งานหลักและงานย่อยอย่างชัดเจนด้วย

  • กำหนดงานที่ต้องทำเป็นประจำ (Recurring Task)
  • กำหนดส่วนของงานหลัก งานย่อยในโครงการ
  • การแสดง/ซ่อนงานย่อย (Subtasks)
  • วิธีการแทรกงานย่อยในงานหลัก
  • การแก้ไขงานย่อยบน Gantt Chart
  • Rollup แสดงงานหลักและงานย่อยบน Gantt Chart
  • การแสดง/ซ่อนงาน (Project Summary Task)
  • การกำหนดเลขรายการหลักและรายการย่อย (Outline Number)

บทที่ 6 สร้างความสัมพันธ์ของงาน (Link)

เมื่อเรากำหนดงานหลักและงานย่อยแล้ว สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ เราต้องวางแผนงานแต่ละงานให้สอดคล้องกัน หรือเรียกง่ายๆ ว่าสร้างความสัมพันธ์ของงานนั่นเอง เพราะถ้าเรากำหนดลำดับงานชัดเจน ว่างานใดควรทำก่อน-หลัง หรือทำไปพร้อมกัน จะช่วยให้เราปรับยืดหยุ่นเวลาการทำงานได้ตามต้องการ

  • คำสำคัญที่ต้องรู้
  • การกำหนดรูปแบบของความสัมพันธ์
    • FS (Finish-to-Start)
    • SS (Start-to-Start)
    • FF (Finish-to-Finish)
    • SF (Start-to-Finish)
  • การสร้างเส้นความสัมพันธ์
    • การสร้างเส้นความสัมพันธ์ในหน้าต่าง Task Information
    • การสร้างเส้นความสัมพันธ์ด้วยการลากเมาส์
    • การสร้างเส้นความสัมพันธ์ครั้งละรายการผ่าน Predecessors
    • การสร้างเส้นความสัมพันธ์ครั้งละหลายรายการผ่าน Predecessors
  • การยกเลิกเส้นความสัมพันธ์
    • วิธีที่ 1 คลิกปุ่มเพื่อ Delete
    • วิธีที่ 2 ยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงผ่านหน้าต่าง Task Dependency
    • วิธีที่ 3 ยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงผ่านหน้าต่าง Task Information
  • การเลื่อนเวลาด้วย Lead Time และ Lag Time
    • ร่นเวลาเข้า (Lead Time)
    • เลื่อนเวลาออก (Lag Time)
  • รวมงานหลักและงานย่อยด้วย Roll up Gantt bars
  • วิธียกเลิกการใช้ Roll up Gantt bars

บทที่ 7 กำหนดเงื่อนไขให้โครงการ

นอกจากการจัดลำดับงานที่ดีจะช่วยให้งานสามารถเดินหน้าได้อย่างต่อเนื่องแล้ว การกำหนดเงื่อนไขก็เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่ช่วยให้งานเสร็จสิ้นตรงตามวัตถุประสงค์ด้วยเช่นกัน ดังนั้นในบทนี้เราจะได้รู้จักประเภทเงื่อนไขและการแบ่งกลุ่มงานด้วยเงื่อนไขครับ

  • กำหนดประเภทเงื่อนไขของงาน (Task Constraint)
  • กำหนด Task Constraint ในโครงการ
  • ยกเลิกการกำหนด Task Constraint
  • กำหนดเงื่อนไขการจัดแบ่งกลุ่มงาน
    • แบ่งกลุ่มงานแบบเงื่อนไขเดียว
    • แบ่งกลุ่มงานแบบหลายเงื่อนไข
    • ยกเลิกการแบ่งกลุ่มงานแบบหลายเงื่อนไข

บทที่ 8 จัดสรรทรัพยากรให้เต็มร้อย

ทรัพยากรเป็นสิ่งสำคัญที่จะขับเคลื่อนโครงการให้เดินหน้าไปอย่างเต็มประสิทธิภาพ บทนี้จะอธิบายวิธีจัดสรรทรัพยากรบุคคล, แรงงาน, เครื่องมือ และต้นทุนให้อยู่ในแผนงานที่เหมาะสม รวมถึงการตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรด้วย

  • กำหนดทรัพยากรให้กับงาน
  • เพิ่มทรัพยากรใหม่ลงในโครงการ
  • กำหนดชื่อย่อและกลุ่มของทรัพยากร
  • สร้างคลังทรัพยากร (Resource Pool)
  • จัดสรรทรัพยากรให้กับงาน
    • จัดสรรทรัพยากรด้วยหน้าต่าง Task Sheet
    • จัดสรรทรัพยากรด้วยหน้าต่าง Assign Resources
  • ยกเลิกการจัดสรรทรัพยากร
  • กำหนดวันเริ่มต้นของทรัพยากร
  • ระบุค่าใช้จ่ายของทรัพยากร
  • กำหนดวิธีชำระเงิน
  • ตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรเพื่อความคล่องตัว
    • ตรวจสอบปริมาณการใช้ทรัพยากร
    • ตรวจสอบรายชื่อทรัพยากรที่ใช้งานเกินขีดจำกัด
    • ตรวจสอบเปอร์เซ็นต์การใช้ทรัพยากรแต่ละชนิด

บทที่ 9 แก้ไขทรัพยากรขาดแคลน

ถึงแม้จะจัดสรรทรัพยากรเรียบร้อยแล้ว แต่ก็อาจเกิดปัญหาขึ้นระหว่างที่กำลังทำงาน เราควรมีวิธีแก้ไขปัญหาการใช้ทรัพยากรในโครงการด้วยเครื่องมือต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Resource Usage หรือ Resource Graph เป็นต้น รวมถึงการใช้วิธีปรับเปลี่ยนแผนงานในโครงการช่วยด้วย ซึ่งในบทนี้ได้รวบรวมทุกอย่างที่ควรรู้ไว้แล้วครับ

  • ใช้ Resource Usage ตรวจสอบชั่วโมงการใช้งานทรัพยากร
  • ใช้ Resource Graph ตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรที่เกินขีดความสามารถ
  • ปรับมุมมองหน้าต่างให้แสดงข้อมูลตามต้องการ
  • แก้ไขปัญหาที่เกิดจากการทำงานและปรับแผนงาน
    • เพิ่มแรงงานให้มากกว่าเดิม
    • ปรับเปลี่ยนวันสิ้นสุด
    • เปลี่ยนชนิดของทรัพยากร
    • ปรับชั่วโมงการทำงานนอกเวลา

บทที่ 10 แก้ไขความเสี่ยงที่เกิดขึ้น

ทุกๆ โครงการล้วนมีความเสี่ยงที่งานจะเสร็จช้ากว่าที่ตั้งใจเอาไว้ แต่เราสามารถหาทางออกเพื่อแก้ไขปัญหางานวิกฤต (Critical Tasks) และเส้นทางวิกฤต (Critical Path) ได้ ซึ่งบทนี้จะบอกขั้นตอนรวมถึงเคล็ดลับต่างๆ ที่จะพาโครงการหลีกเลี่ยงจากความเสี่ยงที่ควบคุมไม่ได้

  • งานวิกฤต (Critical Tasks) และเส้นทางวิกฤต (Critical Path)
  • แนวทางการป้องกันงานวิกฤต
  • กำหนดรูปแบบของงานวิกฤต
  • วิธีจัดการกับงานวิกฤต
  • การแก้ไขงานวิกฤต
    • ตั้งค่าระยะเวลาให้ลอยตัว
    • เพิ่มจำนวนคนให้มากขึ้น
    • ปรับเปลี่ยนงานในแบบขั้นบันได (Laddering)
    • เพิ่มชั่วโมงทำงานนอกเวลา (Overtime)
    • เพิ่มระยะเวลาลอยตัว (Slack Time)
  • แนวทางการจัดการความเสี่ยง
    • ติดตามความคืบหน้าแบบใกล้ชิด
    • ประเมินความเสี่ยงก่อนที่จะสายเกินไป

บทที่ 11 ติดตามความคืบหน้าและประเมินผล

เราสามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้ด้วย Baseline รวมถึงบันทึกความคืบหน้าของโครงการผ่าน % Complete และการประเมินผลโครงการโดย Progress Lines หรือ Interim Plan เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานมีความแม่นยำที่สุด แน่นอนว่าความสำเร็จไม่หนีหายไปไหนครับ

  • ประโยชน์ที่ได้รับจากการติดตามโครงการ
  • สร้าง Baseline เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้า
  • กำหนดสถานะวันที่ด้วย Status Date
  • กำหนดความคืบหน้าของงาน
  • ใช้ Resource Usage กำหนดความคืบหน้าของทรัพยากร
  • ตรวจสอบพร้อมกำหนดความคืบหน้างานในแต่ละวัน
  • ตรวจสอบพร้อมกำหนดความคืบหน้าโครงการ
  • บันทึกความก้าวหน้าโครงการด้วย % Complete
  • ใช้ Progress Lines ตรวจสอบความคืบหน้าหรือล่าช้าของงาน
    • การอ่านเส้น Progress Lines
    • วิธีลบเส้น Progress Lines
  • เปรียบเทียบแผนงานต้องใช้ Interim Plan
  • แสดงภาพรวมโครงการด้วย Project Statistic

บทที่ 12 การกรองและเรียงลำดับข้อมูล

ในโครงการขนาดใหญ่ๆ เราสามารถใช้การกรองข้อมูลและการเรียงลำดับข้อมูลดูเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้ เพื่อจะได้รู้ว่าตอนนี้โครงการดำเนินงานสำเร็จไปกี่เปอร์เซ็นต์ หรือใช้งานทรัพยากรไปแล้วเท่าไหร่ ซึ่งผมได้รวบรวมประโยชน์และวิธีการไว้ในบทนี้ครับ

  • ประโยชน์การกรองข้อมูล
  • ขั้นตอนการกรองข้อมูลโดยใช้ Filter
    • ยกเลิกการใช้ Filter
    • การใช้ Filter อื่นๆ
  • วิธีกำหนดเงื่อนไขการกรอง
  • การกรองข้อมูลด้วย AutoFilter
  • ประยุกต์ใช้งาน Filter และ AutoFilter
  • การจัดเรียงลำดับข้อมูล

บทที่ 13 ควบคุมงบประมาณและค่าใช้จ่ายของโครงการ

งบประมาณของโครงการถือเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญ สามารถชี้เป็นชี้ตายให้โครงการได้ ดังนั้นการที่เราสามารถควบคุมงบประมาณและค่าใช้จ่ายต่างๆ ในโครงการให้เป็นไปตามแผนงานได้ โอกาสที่โครงการจะประสบความสำเร็จย่อมมีมากขึ้นด้วย

  • ตรวจสอบค่าใช้จ่ายของโครงการ
    • กำหนดการตรวจสอบงบประมาณ
    • กำหนดการตรวจสอบค่าใช้จ่ายของทรัพยากรต่องาน
    • ยกเลิกการแสดงผลการจัดกลุ่มทรัพยากร
  • กำหนดการตรวจสอบค่าใช้จ่ายทรัพยากรด้วยกราฟ
  • วิเคราะห์การเงินจากมูลค่าเงินที่ทำได้จริง (Earned Value)
    • คำศัพท์ของ Earned Value ที่ควรรู้
    • การอ่านค่าวิเคราะห์ Earned Value
  • ตรวจสอบข้อมูลทางบัญชีและการเงินด้วย Earned Value
  • ปรับค่าใช้จ่ายให้ตรงกับความเป็นจริง
  • จัดทำข้อมูลเพื่อนำเสนอรายงานทางการเงินด้วย MS-Excel
  • สร้าง PivotTable สำหรับนำเสนอข้อมูล

บทที่ 14 สร้างรายงานและพิมพ์รายงาน

ในโครงการที่ลงมือทำนั้น ผู้บริหารหรือทีมงานอาจไม่สะดวกเปิดดูบนหน้าจอ ก็สามารถเลือกพิมพ์รายงานออกมาเพื่อดูภาพรวมของโครงการทั้งหมดว่ามีข้อมูลอะไรน่าสนใจบ้าง เช่น ความคืบหน้า, การดำเนินงาน, ค่าใช้จ่าย หรือทรัพยากรต่างๆ เป็นต้น

  • สร้างรายงานพร้อมพิมพ์ด้วย Report
  • ออกแบบและสร้างรายงานใหม่
  • แสดงรายงานบนหน้าจอด้วย Visual Reports
  • การปรับแต่งรายงาน
  • แสดงรายละเอียดข้อมูลด้วย PivotTable

บทที่ 15 ใช้งาน Microsoft Project ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

เราสามารถใช้ MS-Project ทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น ใช้ร่วมกับ MS-Excel, MS-PowerPoint หรือแบ่งปันข้อมูลโครงการผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต รวมถึงการบันทึกไฟล์โครงการในหลายๆ ลักษณะเพื่อนำไปใช้งานตามความต้องการ

  • นำข้อมูลจาก MS-Project ไปใช้ใน MS-Excel
  • นำสไลด์จาก MS-PowerPoint มาใช้งาน
  • ส่งออกข้อมูลโครงการในรูปแบบเอกสาร PDF
  • ส่งออกไฟล์โครงการให้เป็นไฟล์ประเภทอื่นๆ
  • สร้างรหัสผ่านเพิ่มความปลอดภัยให้กับไฟล์โครงการ